Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE TORORTIZ S.A.SY/O YERBABONITA S.A., Y/O PROMOTORA MACADAMIA ORIENTAL S.A.S., Y/O CONSTRUCTORA WEST S.A., Y/O URDECO S.A., Y/O PROMOTORA CONVIVIENDA, Y/O JARDINES DE JUAICA S.A. Y/O PROMOTORA OVIEDO S.A.S.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012. Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.

De acuerdo a lo anterior, los representantes legales de las sociedades que se encuentran en el encabezado de este documento, nos permitimos presentar la política de tratamiento de información con la que contamos a la fecha.

DEFINICIONES

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

USOS DE LA INFORMACIÓN

Las sociedades de la referencia solicitamos de nuestros clientes, proveedores, empleados, contratistas, ex contratistas, ex empleados, entre otros, información personal recogida con ocasión de los diferentes tipos de vínculos que se han creado con las sociedades arriba mencionadas, con las siguientes finalidades:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 ;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Así mismo, el titular nos autoriza para que entre las sociedades que encabezan este documento, o aquellas que lleguen a formar parte del grupo, bien porque son creadas posteriormente, o bien porque tengan vínculos comerciales con nosotros, puedan disponer bajo estas mismas políticas de tratamiento de la información de los datos almacenados.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a las sociedades arriba mencionadas o frente a las sociedades del mismo grupo:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a nosotros. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a nosotros, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley.
3. Ser informado por nosotros, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento nosotros hemos incurrido en conductas contrarias en la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PERSONA ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Cualquier información, consulta, queja o reclamo que sea requerida en relación con la política de tratamientos de datos, o cuando requiera actualizar, rectificar, o revocar su autorización, podrá enviar un correo electrónico a la siguiente persona:

Razón social: TORORTIZ S.A.S
Domicilio: Bogotá D.C.
Nit. 900.268.616-2
Dirección de correspondencia: Calle 70 #5-05, Bogotá. D.C.
Email: comunicaciones@torortiz.com
Teléfono: (1) 3466188

EJERCICIO Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA.

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de acciones que le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le pertenece. Adicional a lo anterior, actúa como complemento el deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a la normatividad.
Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información, podrá comunicarse con TORORTIZ S.A.S con la persona encargada del tratamiento de los datos personales arriba mencionada, para consultas y reclamos a fin de que el titular de la información pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar las autorizaciones dadas.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Consultas.
TORORTIZ S.A.S Y/O sus socios comerciales garantizan el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales TORORTIZ S.A.S. garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos.
TORORTIZ S.A.S garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia TORORTIZ S.A.S recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene TORORTIZ S.A.S una leyenda que diga “reclamo en trámite”, si hay lugar a ello y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de datos.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TORORTIZ S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados o dentro de los casos que la ley establezca.

La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TORORTIZ S.A.S, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien TORORTIZ S.A.S tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
Vigencia de la política de tratamiento de información personal.
La presente política rige a partir de abril de 2016.